Excel. Копирование и вставка

В этой статье мы покажем Вам ещё несколько полезных опций, которыми богат инструмент Специальная вставка , а именно: Значения, Форматы, Ширины столбцов и Умножить / Разделить. С этими инструментами Вы сможете настроить свои таблицы и сэкономить время на форматировании и переформатировании данных.

Если Вы хотите научиться транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) обратитесь к статье Специальная вставка в Excel: пропускаем пустые ячейки, транспонируем и удаляем ссылки .

Вставляем только значения

Возьмём для примера таблицу учёта прибыли от продаж печенья на благотворительной распродаже выпечки. Вы хотите вычислить, какая прибыль была получена за 15 недель. Как видите, мы использовали формулу, которая складывает сумму продаж, которая была неделю назад, и прибыль, полученную на этой неделе. Видите в строке формул =D2+C3 ? Ячейка D3 показывает результат этой формулы – $100 . Другими словами, в ячейке D3 отображено значение. А сейчас будет самое интересное! В Excel при помощи инструмента Paste Special (Специальная вставка) Вы можете скопировать и вставить значение этой ячейки без формулы и форматирования. Эта возможность иногда жизненно необходима, далее я покажу почему.

Предположим, после того, как в течение 15 недель Вы продавали печенье, необходимо представить общий отчёт по итогам полученной прибыли. Возможно, Вы захотите просто скопировать и вставить строку, в которой содержится общий итог. Но что получится, если так сделать?

Упс! Это совсем не то, что Вы ожидали? Как видите, привычное действие скопировать и вставить в результате скопировало только формулу из ячейки? Вам нужно скопировать и выполнить специальную вставку самого значения. Так мы и поступим! Используем команду Paste Special (Специальная вставка) с параметром Values (Значения), чтобы все было сделано как надо.

Заметьте разницу на изображении ниже.

Применяя Специальная вставка > Значения , мы вставляем сами значения, а не формулы. Отличная работа!

Возможно, Вы заметили ещё кое-что. Когда мы использовали команду Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения), мы потеряли форматирование. Видите, что жирный шрифт и числовой формат (знаки доллара) не были скопированы? Вы можете использовать эту команду, чтобы быстро удалять форматирование. Гиперссылки, шрифты, числовой формат могут быть быстро и легко очищены, а у Вас останутся только значения без каких-либо декоративных штучек, которые могут помешать в будущем. Здорово, правда?

На самом деле, Специальная вставка > Значения – это один из моих самых любимых инструментов в Excel. Он жизненно необходим! Часто меня просят создать таблицу и представить её на работе или в общественных организациях. Я всегда переживаю, что другие пользователи могут привести в хаос введённые мной формулы. После того, как я завершаю работу с формулами и калькуляциями, я копирую все свои данные и использую Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх них. Таким образом, когда другие пользователи открывают мою таблицу, формулы уже нельзя изменить. Это выглядит вот так:

Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3 . В ней больше нет формулы =D2+C3 , вместо этого там записано значение 100 .

И ещё одна очень полезная вещь касаемо специальной вставки. Предположим, в таблице учёта прибыли от благотворительной распродажи печенья я хочу оставить только нижнюю строку, т.е. удалить все строки, кроме недели 15. Смотрите, что получится, если я просто удалю все эти строки:

Появляется эта надоедливая ошибка #REF! (#ССЫЛ!). Она появилась потому, что значение в этой ячейке рассчитывается по формуле, которая ссылается на ячейки, находящиеся выше. После того, как мы удалили эти ячейки, формуле стало не на что ссылаться, и она сообщила об ошибке. Используйте вместо этого команды Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка) > Values (Значения) поверх исходных данных (так мы уже делали выше), а затем удалите лишние строки. Отличная работа:

Специальная вставка > Значения: основные моменты

1. Выделите данные
2. Скопируйте их. Если данные не скопировать, а вырезать, то команда Paste Special (Специальная вставка) будет недоступна, поэтому обязательно используйте копирование.
3. Выделите ячейку, в которую нужно вставить скопированные данные.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка). Это можно сделать:
   • кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Paste Special (Специальная вставка).
   • на вкладке Home (Главная), нажмите маленький треугольник под кнопкой Paste (Вставить) и в выпадающем меню выберите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Values (Данные).
6. Нажмите ОК .

Вставляем только форматы

Специальная вставка > Форматы это ещё один очень полезный инструмент в Excel. Мне он нравится тем, что позволяет достаточно легко настраивать внешний вид данных. Есть много применений для инструмента Специальная вставка > Форматы , но я покажу Вам наиболее примечательное. Думаю, Вы уже знаете, что Excel великолепен для работы с числами и для выполнения различных вычислений, но он также отлично справляется, когда нужно представить информацию. Кроме создания таблиц и подсчёта значений, Вы можете делать в Excel самые различные вещи, такие как расписания, календари, этикетки, инвентарные карточки и так далее. Посмотрите внимательнее на шаблоны, которые предлагает Excel при создании нового документа:

Я наткнулся на шаблон Winter 2010 schedule и мне понравились в нем форматирование, шрифт, цвет и дизайн.

Мне не нужно само расписание, а тем более для зимы 2010 года, я хочу просто переделать шаблон для своих целей. Что бы Вы сделали на моём месте? Вы можете создать черновой вариант таблицы и вручную повторить в ней дизайн шаблона, но это займёт очень много времени. Либо Вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это тоже займёт уйму времени. Гораздо проще скопировать шаблон и сделать Paste Special (Специальная вставка) > Formats (Форматы) на новом листе Вашей рабочей книги. Вуаля!

Теперь Вы можете вводить данные, сохранив все форматы, шрифты, цвета и дизайн.

Специальная вставка > Форматы: основные моменты

1. Выделите данные.
2. Скопируйте их.
3. Выделите ячейку, в которую хотите вставить данные.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Formats (Форматы).
6. Нажмите ОК .

Копируем ширину столбцов на другой лист

Вы когда-нибудь теряли уйму времени и сил, кружа вокруг своей таблицы и пытаясь отрегулировать размеры столбцов? Мой ответ – конечно, да! Особенно, когда нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины столбцов могут не подойти и даже, несмотря на то, что автоматическая настройка ширины столбца – это удобный инструмент, местами он может работать не так, как Вам хотелось бы. Специальная вставка > Ширины столбцов – это мощный инструмент, которым должны пользоваться те, кто точно знает, чего хочет. Давайте для примера рассмотрим список лучших программ US MBA.

Как такое могло случиться? Вы видите, как аккуратно была подогнана ширина столбца по размеру данных на рисунке выше. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что получается, когда мы просто копируем и вставляем данные:

Содержимое вставлено, но ширина столбцов далеко не подходящая. Вы хотите получить точно такую же ширину столбцов, как на исходном листе. Вместо того чтобы настраивать ее вручную или использовать автоподбор ширины столбца, просто скопируйте и сделайте Paste Special (Специальная вставка) > Column Widths (Ширины столбцов) на ту область, где требуется настроить ширину столбцов.

Видите, как все просто? Хоть это и очень простой пример, но Вы уже можете представить, как будет полезен такой инструмент, если лист Excel содержит сотни столбцов.

Кроме этого, Вы можете настраивать ширину пустых ячеек, чтобы задать им формат, прежде чем вручную вводить текст. Посмотрите на столбцы E и F на картинке выше. На картинке внизу я использовал инструмент Специальная вставка > Ширины столбцов , чтобы расширить столбцы. Вот так, без лишней суеты Вы можете оформить свой лист Excel так, как Вам угодно!

Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты

1. Выделите данные.
2. Скопируйте выделенные данные.
3. Поставьте курсор на ту ячейку, ширину которой Вы хотите настроить.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Column Widths (Ширины столбцов).
6. Нажмите ОК .

Специальная вставка: разделить и умножить

Помните наш пример с печеньем? Хорошие новости! Гигантская корпорация узнала о нашей благотворительной акции и предложила увеличить прибыль. После пяти недель продаж, они вложатся в нашу благотворительность, так что доход удвоится (станет в два раза больше) по сравнению с тем, какой он был в начале. Давайте вернёмся к той таблице, в которой мы вели учёт прибыли от благотворительной распродажи печенья, и пересчитаем прибыль с учётом новых вложений. Я добавил столбец, показывающий, что после пяти недель продаж прибыль удвоится, т.е. будет умножена на 2 .

Весь доход, начиная с 6-й недели, будет умножен на 2 .Чтобы показать новые цифры, нам нужно умножить соответствующие ячейки столбца C на 2 . Мы можем выполнить это вручную, но будет гораздо приятнее, если за нас это сделает Excel с помощью команды Paste Special (Специальная вставка) > Multiply (Умножить). Для этого скопируйте ячейку F7 и примените команду на ячейки C7:C16 . Итоговые значения обновлены. Отличная работа!

Как видите, инструмент Специальная вставка > Умножить может быть использован в самых разных ситуациях. Точно так же обстоят дела с Paste Special (Специальная вставка) > Divide (Разделить). Вы можете разделить целый диапазон ячеек на определённое число быстро и просто. Знаете, что ещё? При помощи Paste Special (Специальная вставка) с опцией Add (Сложить) или Subtract (Вычесть) Вы сможете быстро прибавить или вычесть число.

Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты

1. Выделите ячейку с числом, на которое нужно умножить или разделить.
2. Скопируйте выделенные данные.
3. Поставьте курсор на те ячейки, в которых Вы хотите выполнить умножение или деление.
4. Нажмите Paste Special (Специальная вставка).
5. Отметьте опцию Divide (Разделить) или Multiply (Умножить).
6. Нажмите ОК .

Итак, в этом уроке Вы изучили некоторые очень полезные возможности инструмента Специальная вставка , а именно: научились вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на заданное число, а также прибавлять и удалять значение сразу из диапазона ячеек.

Специальная вставка в Excel - это возможность обработки содержимого буфера обмена. При копировании какого-либо объекта Excel позволяет его как-то видоизменить, сделано это для упрощения операций. Те же операции возможно сделать и без специальной вставки, но с ней это делается в один-два клика.

Как это работает

Например, вы скопировали какую-то таблицу. И Вы хотите ее транспонировать, т.е., поменять строки и столбцы местами. Для этого вы кликаете на то место, куда будете вставлять таблицу, правой кнопкой мыши и вы увидите окно специальной вставки. Делаете свои манипуляции, например, ставите галочку на пункте "транспонировать" и "Ок".

Что можно поменять

Чтобы было проще, давайте разберем, что находится в конкретной ячейке.

Ячейка может содержать формулу, результат которой визуально показан (значение), имеет определенный формат как ячейки, так и текста или числа. Она может иметь примечания, атрибутику (например, или ). Она может быть частью таблицы, которая имеет свою структуру, состоящую из строк и столбцов.

Специальная вставка позволяет оперировать с любым из этих свойств ячейки или таблицы.

Конкретнее давайте посмотрим на примерах:

1. Если нужно убрать и вставить только значение ячейки, нужно при специальной вставке выбрать пункт "значения" или "значения и форматы чисел" .
2. Часто бывает нужно скопировать только . Например, у вас есть таблица и вы хотите сделать аналогичную, но уже с другими переменными. Если вы просто скопируете и вставите, то заберете все атрибуты таблицы, но у второй таблицы может быть свое форматирование, тогда нужно вычленить только формулу. Тогда вам нужен пункт "формулы" или "формулы и форматы чисел" .
3. Форматирование также передается, т.е. цвет, фон, стиль текста и ячейки. Пункт "форматы" . Так же просто переносятся и примечания.
4. По умолчанию когда вы копируете ячейку, ее ширина остается неизменной. Но вот у меня есть рабочие таблицы, в которых ширина каждого столбца определена вручную для лучшей наглядности. Более важные увеличены, неважные уменьшены или скрыты. Если мне нужна аналогичная таблица, мне придется воспользоваться пунктом "ширины столбцов" .
5. Если нужно перенести или , вам нужен пункт "условия на значения" .
6. Транспонировать, т.е., преобразовать столбцы в строки вам поможет пункт "транспонировать" .
7. Арифметические операции можно проделать с двумя диапазонами или ячейками. Копируете ячейку, выделяете диапазон и специальной вставкой выбираете нужную операцию.

4-х минутное видео:

Не сильно отличаются от специальной. В основном они дублируют параметры друг друга, но последняя позволяет производить дополнительные операции с данными.

Расположение описываемой функции: вкладка «Главная» -> область «Буфер обмена» -> раскрывающееся меню параметров вставки -> «Специальная вставка».

Материал статьи разделен на рассмотрение специальной вставки с веб-страниц и для содержимого книги.

Копирование со страниц интернета

Приложение предоставляет всего три варианта вставки для такой информации:

• HTML – поддерживает исходное форматирование;
• Текст – вставляется только текст, без оформления. Может быть потеряно относительное расположение элементов.
• Текст в кодировке Unicode – аналогичен предыдущему пункту, но с некоторыми отличиями. Используйте его, если при копировании на лист рабочей книги, вместо текста или отдельных его частей отобразятся знаки вопросов (особое внимание уделяйте специальным символам и буквам алфавита, отличного от латинского). Это значит, что страница, с которой переносится текст, имеет кодировку отличную от кодировки приложения (чаще всего UTF-8).

Вставка содержимого книги

Как видно на изображении, приведенном ниже, большинство параметров повторяются с настройками вставки, описанными в отдельной статье. Поэтому здесь они рассматриваться не будут.

Специальная вставка Excel разрешает производить некоторые математические операции с информацией: сложение, вычитание, умножение и деление. Даже когда Вы копируете только формулы, эти операции остаются доступными. Программа просто подставит к содержимому конечного диапазона формулы исходного. Если последовательность вычислений получившихся расчетов может быть нарушена, то приложение заключает его части в скобки.

• < Назад

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

Объемы информации, хранящиеся в Excel иногда достигают очень внушительных размеров, имеют различные источники и могут частично себя копировать. При этом, помимо данных, важную роль играет форматирование и формулы таблиц. Всем этим полезно уметь правильно управлять относительно копирования и вставки.

Вставка с веб-страниц

Текст страниц интернета почти всегда имеет индивидуальный стиль, который сохраняется в буфере обмена и распознается приложением. Но листы Excel могут иметь свое оформление, которое требуется сохранить.

Для примера скопируем курсы валют ЦБ РФ с главной страницы Яндекса на рабочий лист. Изображение показывает, что приложение совсем немного изменило вид, но в общем все сохранилось, как в исходнике.

Повторим вставку, но теперь с учетом конечного форматирования. Найдите на ленте вкладки «Главная» область «Буфер обмена» и раскройте меню параметров вставки, нажав стрелку под иконкой «Вставить».

Будут предоставлены 2 варианта. Первый называется «Сохранить исходное форматирование». Он аналогичен простой вставке. Второй способ именуется «Использовать конечное форматирование», является противоположным первому, но сохраняет расположение элементов относительно друг друга. Т.е. единственное его отличие – это удаление гиперссылок, стиля шрифта, границ, объединения ячеек и прочего.

Еще в меню параметров вставки содержится 2 дополнительных пункта:

• Обновляемый веб-запрос – доступен только при копировании элементов из интернета и позволяет сохранить данные всей веб-страницы по заданным параметрам;
• Специальная вставка – доступна всегда, но имеет разные параметры, в зависимости от источника данных.

Копирование содержимого книги

Приложение Excel предоставляет гораздо больше способов вставки при внутреннем копировании, по сравнению с переносом из внешних источников. Ниже приведен скрин этих параметров и их описание (порядок сверху слева на право):

• Вставить – простая вставка.
• Вставить формулы – вставляются только формулы. Относительные ссылки сдвигаются.
• Формулы и форматы чисел – аналогичен предыдущему пункту, но сохраняет числовой формат, как в исходных данных.
• Сохранить исходное форматирование – аналогичен первому пункту, т.к. копирует и формулы, и формат, и условное форматирование.
• Без рамок – удаляет границы для скопированных данных, если они имеются. Если границы заданы условным форматированием, то они остаются.
• Сохранить ширину столбцов оригинала – при вставке учитывается ширина исходных ячеек.
• Транспонирование – меняет ориентацию данных таким образом, что столбцы становятся строками, а строки столбцами.
• Объединить условное форматирование – аналогичен простой вставке, но при наличии условного форматирования в исходном и конечном диапазонах, объединяет их.
• Последующие 3 параметра («значения», «значения и форматы чисел» и «значения и исходное форматирование») вставляют результаты ячеек, но, при желании, можно сохранить числовой формат либо все форматирование. Это удобно при копировании диапазонов с формулами;
• Форматирование – вставка только форматирования, включая условное;
• Вставить связь – устанавливает ссылки на исходный диапазон;
• Рисунок – Excel создаст изображение скопированных данных;
• Связанный рисунок – отличается от предыдущего пункта обновлением при изменении исходных данных.

Буфер обмена

Для отображения содержимого буфера обмена на главной вкладке кликнете по стрелочке, расположенной в нижнем правом углу одноименной области. Откроется панель, в которой будут отображены скопированные элементы, если таковые имеются. Скорее всего, там будут показаны последние данные.

Специальное копирование данных между файлами в Excel включает в себя команду Специальная вставка в меню Правка. В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить команда Специальная вставка может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг Excel (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).

Команда Специальная вставка часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.

1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.

2. Выберите Правка, Копировать.

3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.

4. Выберите Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных (рис. 1).

Рис. 1. Специальная вставка

5. Установите необходимые параметры, например форматы (при копировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек).

6. Выберите ОК .

Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.

Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 1).

Таблица 1. Параметры команды Специальная вставка

Выбор Нет означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.

Упражнение

Выполнение вычислений с помощью команды "Специальная вставка"

Введите данные, как показано в табл. 2.

Таблица 2. Исходные данные

1. Выделите область для копирования А2:А4.

2. Выберите Правка, Копировать.

3. Щелкните ячейку В2 (верхний левый угол области, в которую будут помещены данные).

4. Выберите Правка, Специальная вставка.

5. Установите параметр Умножить.

6. Нажмите ОК. Обратите внимание, что на экране осталась граница области выделения.

7. Щелкните ячейку С2, которая будет началом области вставки.

8. Выберите Правка, Специальная вставка и установите параметр Транспонировать.

9. Скопируйте самостоятельно форматы столбца G в столбец Н и получите табл. 3.

Таблица 3. Результат команды Специальная вставка