Как перевести из excel в word. Как импортировать данные из Excel в Word

01.07.2023Рубрика: Решение

Если спросить у любого пользователя о том, какую программу лучше всего задействовать для построения таблиц, то он ответит, что "Эксель". И это именно так. Но никто не поспорит, что в другой офисной программе - в "Ворде" - порою тоже нужно создавать таблицы. К счастью, есть возможность переместить этот элемент из одной программы в другую.

В этой статье пойдет речь о том, как из Excel таблицу перенести в Word. Будут разобраны три наипопулярнейших способа данной операции. Все они в достаточной мере отличаются друг от друга, поэтому рекомендуется дочитать статью до конца, чтобы определить для себя, каким способом лучше всего пользоваться.

Перемещение таблицы из "Эксель" в "Ворд"

Перед тем как переходить к подробному разбору всех трех способов, как из Excel таблицу перенести в Word, давайте вкратце пробежимся по их сути. Ниже будет представлено три способа:

обычное копирование;
копирование при помощи специальной вставки;
вставка из документа.

Первый способ позволит вам в быстрый срок переместить таблицу из "Эксель" в "Ворд". Однако для этого необходимо открывать по отдельности каждую программу. Есть также и более существенные минусы, о которых мы расскажем непосредственно в разборе самого метода.

Второй способ так же задействует две программы, но с помощью него можно связать экселевскую таблицу с таблицей "Ворда". Как это, и зачем оно нужно, будет рассмотрено в самом разборе.

Третий же способ, напротив, позволяет работать лишь в "Ворде" и из него вставлять таблицу из "Экселя", не открывая сам табличный редактор. Но и в нем есть как достоинства, так и недостатки.

Сейчас мы приступим к разбору способов, как из Excel таблицу перенести в Word, и вы узнаете, какой из них подойдет для вас лучше всего.

Первый способ: обычное копирование

Итак, в первую очередь разберем самый простой способ того, как из Excel таблицу перенести в Word:

В первую очередь вам необходимо открыть вордовский документ, в который вы хотите вставить таблицу, а также программу "Эксель" с той самой таблицей.
Теперь в "Экселе" выделите тот фрагмент, который хотите переместить в "Ворд".
Его необходимо скопировать. Сделать это можно тремя способами. Первый - нажать правую кнопку мыши (ПКМ) по выделенной области и в контекстном меню выбрать пункт "Копировать". Второй - нажать соответствующий значок на панели инструментов, который расположен в области "Буфер обмена". Его точное местонахождение можете увидеть на изображении ниже. Третий способ наипростейший - вам необходимо нажать сочетание клавиш CTRL+C.

После того как элемент скопирован, переходите к документу "Ворд". Сначала нажмите левой кнопкой мыши (ЛКМ) в том месте, куда хотите вставить таблицу.
Теперь ее необходимо непосредственно вставить. Сделать это можно так же тремя способами. Открыть контекстное меню, нажатием ПКМ, и в меню выбрать пункт "Сохранить исходное форматирование". Нажать на панели инструментов соответствующий значок. Его расположение вы так же можете наблюдать на изображении ниже. Третий же подразумевает использование горячих клавиш, только на этот раз CTRL+V.

По итогу, таблица будет вставлена. Это был первый способ, как перенести таблицу из Excel в Word 2007. К слову, данная инструкция будет пригодна и к другим версиям программы, хоть и с некоторыми изменениями.

Второй способ: копирование при помощи специальной вставки

Сейчас мы разберем, как перенести таблицу из Excel в Word 2010 года. Стоит так же сделать ремарку, что данный метод подойдет и для других версий программы:

Итак, вам снова нужно открыть два документа - Excel и Word. В "Экселе" выделите нужную область и поместите ее в буфер обмена, одним из тех способов, которые были приведены выше.
После этого переходите в программу "Ворд". Вам необходимо открыть выпадающее меню инструмента "Вставить". Для этого нажмите на стрелочку под ним.

В меню выберете "Специальная вставка..." - откроется одноименное окно. В нем вам нужно переключиться на пункт "Связать" и в поле "Как" выбрать "Лист Microsoft Excel (объект)".
После проделанных действий нажмите "ОК" - таблица будет вставлена в документ.

Вы можете заметить, что таблица вставлена в виде рисунка - это означает, что вы не сможете ее редактировать, внося какие-то правки. Конечно же, это относится к минусам данного метода. Однако есть и плюсы - таблица автоматически сожмется, приняв такой размер, который идеально впишется в ваш документ.

Третий способ: вставка из документа

С помощью третьего способа вы вообще можете перенести таблицу из Excel в Word, не задействовав саму программу "Эксель". Делается это очень просто:

В программе "Ворд" вам нужно перейти во вкладку "Вставка".
В ней надо нажать на значок "Объект", который расположен в области "Текст".

В открывшемся окне нужно перейти во вкладку "Создание из файла". Там нажмите кнопку "Обзор" и в открывшемся проводнике выберите экселевский файл.
В итоге, остается лишь нажать на кнопку "ОК", и таблица будет вставлена.

У этого метода есть лишь один недостаток, помимо того, что вставлена будет таблица в виде картинки, она вставится целиком, то есть, вы не сможете выбрать нужную вам область.

Заключение

По итогу имеется три способа, как можно вставить таблицу из Excel в Word. Все они хороши по-своему и у каждого есть как свои недостатки, так и достоинства. Но каким способом пользоваться - решать только вам.

Для начала, нужно понять, как приложение преобразует документ. Когда вы импортируете документ в Excel, программа определяет, какой фрагмент информации будет размещен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные символы в тексте. Посредством форматирования данных в документе перед импортированием вы сможете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот способ удобен, если вам нужно импортировать большой список из документа Word в таблицу Excel.

Этот метод особенно эффективен, если вы импортируете список из нескольких элементов одинакового формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).

Проверьте документ на предмет ошибок форматирования. Перед началом процесса преобразования удостоверьтесь в том, что все элементы списка имеют одинаковое форматирование. Если необходимо, исправьте возможные ошибки пунктуации или перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.

Включите отображение знаков форматирования в документе Word. Отображение скрытых знаков форматирования поможет выбрать оптимальный способ разделения элементов списка. Чтобы отобразить знаки форматирования, нажмите кнопку "Отобразить все знаки" во вкладке Главная, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + ⇧ Shift + *

В большинстве списков будет стоять или один знак абзаца в конце каждой строки, или один в конце строки и один в пустой строке между элементами. Вы будете использовать эти знаки для вставки символов, которые приложение Excel использует для распределения данных по ячейкам таблицы.

Удалите знаки абзаца между элементами, чтобы избавиться от пустых строк. Приложение Excel использует пустые строки между элементами списка для идентификации отдельных строк с данными, но сейчас их нужно удалить, чтобы процесс форматирования прошел корректно. Не беспокойтесь, немного позже вы добавите их снова. Этот метод уместен в тех случаях, когда один знак абзаца стоит в конце пункта списка и один – в пустой строке между пунктами (два в строке).

Введите в поле поиска ^p^p . Это кодовое обозначение двух знаков абзаца в строке. Если каждый элемент списка состоит из одной сплошной строки, и между элементами нет пустых строк, используйте команду ^p .
В поле Заменить введите знак разделения. Этот знак не должен повторяться больше нигде в этом документе. Например, можно использовать знак ~ .
Нажмите кнопку Заменить все . Вы заметите, что все элементы списка объединились между собой, но не стоит беспокоиться, поскольку в соответствующих местах расставлены разделители (после каждого элемента).

Выделите каждый элемент в отдельное поле. Теперь, когда элементы списка разделены так, что они отображаются в последовательных строках, нам нужно обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если в первой строке каждого элемента указано имя, во второй – адрес, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы можете

Нажать Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
Удалить один из знаков ^p в поле Найти.
Изменить знак в поле Заменить на запятую, .
Нажать кнопку Заменить все . Оставшиеся знаки абзацев будут заменены запятыми, которые будут выделять каждую строку в отдельное поле.

Замените разделители, чтобы завершить процесс форматирования. Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и замене, ваш список больше не будет выглядеть как список. Вся информация будет представлена одной непрерывной строкой, а ее фрагменты будут разделены запятыми. Последняя операция поиска и замены вернет вашим данным вид списка, при этом отдельные фрагменты будут разделены запятыми.

Нажмите Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
В поле Найти введите символ ~ (или другой символ, который вы выбрали ранее).
В поле Заменить введите ^p .
Нажмите на кнопку Заменить все . Все элементы вашего списка будут разбиты на отдельные группы, разделенные запятыми.

Сохраните документ, как простой текстовый файл. Теперь, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это позволит приложению Excel прочесть и проанализировать данные и разместить каждый фрагмент в соответствующем поле.

Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт "Сохранить как".
Откройте выпадающее меню "Тип файла" и выберите "Обычный текст".
Введите имя вашего файла и нажмите кнопку Сохранить .
Если появится окно Преобразование файла, просто нажмите OK .

Откройте файл с помощью приложения Excel. Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы сможете открыть его с помощью приложения Excel.

Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
Откройте выпадающее меню "Все файлы Excel" и выберите "Текстовые файлы".
В окне Мастер текстов (импорт) нажмите кнопку Далее > .
В списке Разделители выберите "Запятая". В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего списка будут разделены в таблице. Нажмите Далее > .
Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово .

Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word. Например, если на основе табличного документа нужно составить письмо, и в некоторых других случаях. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой, через пункт меню «Сохранить как…» не получится, так как эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования файлов формата Excel в Word.

Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word – это просто его скопировать и вставить.

Прежде всего, открываем файл в программе Microsoft Excel, и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Далее, правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню, и кликаем в нём по надписи «Копировать». Как вариант, также, можно нажать на кнопку на ленте с точно таким же названием, или набрать сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+С.

После этого, запускаем программу Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши, и в появившемся меню в параметрах вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».

Существуют и другие варианты вставки. Например, можно нажать на кнопку «Вставить», расположенную в начале ленты Microsoft Word. Также, можно набрать на клавиатуре на выбор сочетание клавиш Ctrl+V, или Shift+Ins.

После этого, данные будут вставлены.

Недостаток данного способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.

Конвертация с помощью специальных программ

Существует также вариант преобразования файлов из формата Эксель в формат Ворд, с помощью специальных программ для конвертации. В этом случае, открывать программы Microsoft Excel, или Microsoft Word, вообще не обязательно.

Одной из самых известных программ для конвертации документов из Excel в Word является приложение Abex Excel to Word Converter. Данная программа полностью сохраняет исходное форматирование данных, и структуру таблиц при конвертировании. Она также поддерживает пакетную конвертацию. Единственное неудобство в использовании данной программы для отечественного пользователя состоит в том, что интерфейс у неё англоязычный без русификации. Впрочем, функционал этого приложения очень простой, и интуитивно понятный, так что в нём без проблем разберется даже пользователь с минимальными знаниями английского языка. Для тех же пользователей, которые вообще не знакомы с этим языком, мы ниже подробно объясним, что нужно делать.

Итак, запускаем программу Abex Excel to Word Converter. Жмем на самую левую кнопку на панели инструментов «Add Files» («Добавить файлы»).

Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. Выбираем файл, и жмем на кнопку «Открыть». При необходимости, таким образом, можно добавлять сразу несколько файлов.

Затем, в нижней части окна программы Abex Excel to Word Converter выбираем один из четырёх форматов, в который будет конвертирован файл. Это форматы:

DOC (Microsoft Word 97-2003);
DOCX;
DOCM;

Далее, в группе настроек «Output setting» нужно установить, в какой директории будет сохраняться конвертируемый файл. Когда переключатель выставлен в позицию «Save target file(s) in source folder», сохранение производится в ту же директорию, где размещен исходный файл.

Если же вы хотите установить другое место сохранения, тогда нужно установить переключатель в позицию «Customize». По умолчанию, при этом, сохранение будет производиться в папку «Output», размещенную в коренной директории на диске C.

Если вы хотите выбрать собственное место хранения файлов, то жмите на кнопку с изображением многоточия, которая располагается справа от поля, указывающего адрес директории.

После этого, открывается окно, где нужно указать ту папку на жестком диске, или съемном носители, которую вы желаете. После того, как директория указана, жмите на кнопку «OK».

Если вы хотите указать более точные настройки конвертации, то кликните по кнопке «Options» на панели инструментов. Но, в подавляющем большинстве случаев, хватает и тех настроек, о которых мы сказали выше.

После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «Convert», размещенную на панели инструментов справа от кнопки «Options».

Выполняется процедура конвертации файла. После её завершения, вы сможете в программе Microsoft Word открыть готовый файл в той директории, которую указали ранее, и работать с ним уже в этой программе.

Конвертация через онлайн-сервисы

Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для конвертации файлов Excel в Word, то есть вариант воспользоваться онлайн-сервисами, предназначенными для этих целей.

Принцип работы всех онлайн-конвертеров примерно одинаковый. Опишем его на примере сервиса CoolUtils.

Прежде всего, после перехода на данный сайт с помощью браузера, перемещаемся в раздел «Total Excel Converter». В этом разделе имеется возможность конвертировать файлы Excel в различные форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC, то есть формат Ворда.

После того, как перешли в нужный раздел, в блоке «Загрузите файл» жмем на кнопку «BROWSE».

Открывается окно, в котором нужно выбрать файл в формате Excel для конвертации. После того, как выбор сделан, кликаем по кнопке «Открыть».

Затем, на странице конвертирования в разделе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае – формат doc.

Теперь, в разделе «Получить файл» осталось нажать на кнопку «Скачать конвертированный файл».

Файл будет скачан стандартным инструментом для загрузки, который установлен в вашем браузере. После этого, готовый файл в формате doc можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.

Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из формата Excel в формат Word. Первый из них предполагает простой перенос данных из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов, с помощью сторонней программы-конвертера, или онлайн-сервиса.

Современная динамично развивающаяся компания Microsoft регулярно поставляет на мировой рынок множество полезных качественных продуктов, созданные около двадцати лет назад приложения актуальны до сих пор, что обусловлено их возможностью удовлетворять любые нужды потребителя, которые кроются в создании и форматировании электронных документов. Например, такие редакторы, как Ворд и Эксель, снабжены множеством инструментов, помогающих проводить разнообразные манипуляции непосредственно над текстом и таблицами. Важно отметить, что оба продукта могут интегрировать между собой данные, в частности, пользователь может скопировать таблицу из Excel в Word. На самом деле текстовый редактор Ворд не имеет мощного инструментария, позволяющего производить сложнейшие расчёты, ввиду этого обстоятельства подобные функции возлагает на себя Excel.

Начинаем статью об Эксель

Перенести таблицу из Excel в Word можно несколькими весьма простыми и удобными способами. Нет необходимости заниматься трудоёмким процессом, копируя данные с одной программы в другую , чтобы вручную «перебить» информацию. Перебросить данные с приложения, работающего с таблицами в программу-редактор текстов можно всего за несколько минут, не прибегая даже к предварительному преобразованию.

Пошаговый алгоритм действий

Прежде чем начать пошагово расписывать методику переноса, стоит отметить, что выбранная последовательность действий никоим образом не зависит от версии Office, установленной на компьютере пользователя. Юзер может по своему личному предпочтению выбрать 2003, 2007 или 2010 вариант программы.

Итак, чтобы перенести таблицу из Excel в Word, нужно предварительно создать или открыть нужную таблицу, которая находится в хранилище Экселя. Неважно что находится в самой таблице и сколько данных она содержит, для начала пользователь может создать самый простой отчёт , который бы состоял из трёх столбцов, в первых двух из них, например, могли бы быть простые числа, а в третьем, посредством введённой формулы, исчислялась их сумма.

Выделение выполняется стандартными для Windows способами

Вставить таблицу из Excel в Word поможет выделение всех представленных в табличном пространстве ячеек. После нажатия на выделенном участке документа на экране монитора появится небольшое контекстное меню, которое предложит выбор из нескольких возможных действий. В этом случае юзеру необходима подкатегория, которая отвечает за копирование данных. Исполнить эту же задачу может комбинация кнопок Ctrl+C, позволяющая скопировать данные.

Показан пример копирования через контекстное меню

Чтобы окончательно перебросить данные, нужно открыть текстовый редактор Word, расположить курсор в том месте, в котором, согласно планам пользователя, впоследствии должна будет расположиться копируемая таблица. Затем вызвать контекстное меню, нажать на команду «Вставить» или посредством совместного нажатия на кнопки Ctrl+V перенести данные с одного редактора в другой.

Как показывает практика, вставить таблицу из Excel в Word может даже начинающий юзер, который не обладает большими знаниями компьютерной среды. Благодаря всего двум действиям, в том месте, где ранее был установлен курсор, получится вставить таблицу. Особенно примечателен тот факт, что при таком копировании данные смогут сохранить прежнее оформление, используемый шрифт, цветовую гамму и обрамление.

Дальнейшие действия уже не требуют навыков, помогающих вставить таблицу в Ворд, пользователь сможет вовсю изменять и форматировать перенесённые данные, не касаясь при этом Экселя. Единственное, что необходимо учесть – это особенность, посредством которой все числа, которые рассчитываются в табличном редакторе с помощью формул , будут перенесены в Ворд как простой текст или символ.

Для вставки используйте панель инструментов, контекстное меню или сочетание Ctrl+V

Чаще всего юзер так занят мыслями о том, как правильно вставить таблицу из Excel в Word, что напрочь забывает до переноса установить рамку , которая бы обрамляла перенесённое в Word. В случае, когда информация не имеет необходимых линий-границ, включить окантовку можно немного позже в текстовом редакторе Ворд. Придать более завершённый вид поможет нажатие по любой ячейке и выбор из ниспадающего меню пункта «Границы и заливка…».

Неудивительно часто, приходится использовать Excel, как расчетный инструмент — создавать таблицы и графики, делать сложную математику из нескольких таблиц. Однако создавать отчеты о работе или решаемых задачах в большинстве случаев оформляются именно в Word. Как вставить из Excel в Word просто? Как перенести данные со связью? Как сделать все красиво?

Просто копировать из Excel в Word. Как вставить из Excel в Word?

Тут все просто — выделяем нужную таблицу в Excel. Нажимаем «копировать» (), открываем нужный документ Word нажимаем вставить (). Получается примерно так:

Чтобы выровнять границы в таблице Word кликните два раза на границе левой кнопкой мыши (предварительно выбрав всю таблицу), как показано на гифке.

Перенос из Excel в Word и связь Excel и Word

Думаю пункта выше нам мало. Хотелось бы, чтобы еще сохранялась и связь между двумя документами. Т.е. если вы изменяете данные в таблице Excel, то менялись бы данные и в Word. На самом деле это делается быстро.

Опять же выделяем и копируем таблицу в редакторе. Переходим в документ Word. Тут поподробнее. В меню Главная найдите раздел Буфер обмена и кнопка вставить. Выберите Специальная вставка